Guide · GED · Nanterre
Des contrats renouvelés trop tard, un préavis qui n’a pas été vu, des pièces jointes qui tiennent lieu de dossier : à Nanterre, le suivi documentaire repose souvent sur la vigilance d’une seule personne. Ce guide présente la dématérialisation GED, les situations qui justifient un projet et les éléments à regarder dans un devis.
Sommaire
Les situations qui déclenchent un projet
- Les pièces jointes servent de classement. Un document envoyé par courriel reste dans une boîte, sans version de référence.
- Les armoires débordent. Chaque nouvel exercice ajoute des cartons qui ne sont ni inventoriés ni triés.
- Un document introuvable freine une décision. Quand la pièce n’est pas au bon endroit, la validation attend.
- La facturation électronique doit être préparée. Réception et archivage des factures demandent des circuits à vérifier à l’avance.
Dématérialisation GED, c’est quoi ?
La dématérialisation GED fait entrer les documents de l’entreprise dans une gestion électronique de documents. Chaque pièce est numérisée ou importée, classée selon un plan défini à l’avance, enrichie de métadonnées et accessible selon des droits précis.
Une GED ne se limite pas à stocker des fichiers. Elle permet de retrouver un contrat à partir de son client, de sa date ou d’un mot de son texte, et de suivre les dossiers qui passent par une validation.
Contexte local · Nanterre
Contexte local : la dématérialisation GED à Nanterre
Nanterre, dans les Hauts-de-Seine, accueille le quartier Seine-Arche, qui fait partie du quartier d’affaires de La Défense. La préfecture du département y est aussi installée, ce qui pousse de nombreuses organisations à traiter des documents administratifs au quotidien.
Pour les contrats, cela suppose une discipline simple : une seule version de référence, une date d’échéance renseignée et un responsable identifié. La GED joue ce rôle, à condition que le plan de classement ait été pensé avant la numérisation. Les échéances se suivent mieux lorsqu’elles figurent dans la fiche du dossier, et non dans une liste séparée.
Une entreprise de Nanterre qui a des sites à Rueil-Malmaison ou à Suresnes, deux communes voisines, doit définir des droits par site. Sans cette règle, les copies de contrats se multiplient entre les implantations.
Pendant la visite technique, vérifiez aussi qui détient les contrats papier, dans quels locaux ils sont conservés et à quelle fréquence ils sont consultés. Ces informations orientent la numérisation et son calendrier.
- Pôles et quartiers
- La Défense (quartier Seine-Arche), Préfecture des Hauts-de-Seine
- Département
- Hauts-de-Seine (92)
- Limitrophes
- Puteaux, Courbevoie, Rueil-Malmaison, Suresnes
Ce que comprend une prestation
Avant : inventaire et choix de l’outil
L’inventaire recense les types de documents, leurs durées de conservation et les personnes qui les traitent. Il conduit à choisir une GED en ligne ou installée sur site, selon les accès voulus et les règles internes. Il sert aussi à repérer les contrats dont l’échéance est déjà dépassée, pour les traiter avant la numérisation.
Pendant : numérisation, circuits, intégrations
Les contrats actifs sont numérisés en priorité, puis l’historique par lots. Les circuits de validation sont paramétrés et les échanges avec la comptabilité ou la messagerie sont reliés lorsque le périmètre le prévoit.
Après : classement et prise en main
Le plan de classement est contrôlé à partir de recherches réelles, les droits sont vérifiés dossier par dossier et les équipes sont formées à l’outil. Le plan à jour est remis à l’entreprise.
Bien choisir son prestataire
Les offres se comparent sur quatre points : les circuits sont-ils inclus, ou seulement la numérisation ? Les rappels d’échéance sont-ils possibles dans l’outil proposé ? Qui gère les droits après la mise en place ? Enfin, que devient le contenu si le contrat s’arrête ? Une offre qui décrit le suivi des échéances, et pas seulement le stockage, répond mieux à ce besoin.
Ce qui fait varier le prix
Aucun tarif type ne s’applique à tous les projets. Le prix dépend notamment :
- du volume de documents et de contrats à traiter ;
- du nombre de personnes qui utiliseront la GED ;
- des circuits de validation à régler ;
- des liens avec les logiciels existants ;
- de l’hébergement choisi et de l’accompagnement des équipes.
Pour comparer, vérifiez que les propositions portent sur le même périmètre et les mêmes livrables.
Les étapes de votre projet à Nanterre
- Lister les flux : contrats, factures, documents RH, avec leurs responsables.
- L’audit documentaire, pour fixer les circuits et les échéances à suivre.
- Le devis détaillé, avec le périmètre, les utilisateurs et les intégrations.
- La mise en place, contrats actifs en premier, puis paramétrage.
- La prise en main et la remise du plan de classement à jour.
Pour aller plus loin, consultez la dématérialisation GED en général, la page dématérialisation GED dans les Hauts-de-Seine ou les pages voisines : Puteaux et Courbevoie. Pour démarrer, décrivez votre projet dans le formulaire : un spécialiste de la dématérialisation proche de Nanterre vous recontacte, gratuitement et sans engagement.